Inventarverwaltung: Wieso muss das Inventarverzeichnis bewertet werden?
Gemäß § 240 HGB ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, ein Inventarverzeichnis zu erstellen, in dem alle Vermögensgegenstände, ob beweglich oder unbeweglich, aufgelistet werden. Dabei müssen Vermögensgegenstände am Ende des Geschäftsjahres getrennt voneinander bewertet werden, da sie unterschiedliche Werte haben können.
Zum Beispiel sollten Forderungen, Schulden, Geldbeträge und andere Vermögensgegenstände separat aufgeführt werden. Jeder Kaufmann muss am Ende eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen, wobei das Geschäftsjahr nicht länger als zwölf Monate dauern darf.
Für Vermögensgegenstände, die regelmäßig ersetzt werden, kann eine konstante Menge und ein gleichbleibender Wert im Inventar berücksichtigt werden. Eine Inventarverwaltung ist hierbei sehr hilfreich, da sie es ermöglicht, das Inventar effizient zu organisieren und die Bewertung der Vermögensgegenstände zu erleichtern.
Wozu benötigt man eine Inventarverwaltung?
Eine Inventarverwaltung ist ein unverzichtbares Tool, um die Inventarverwaltung und interne Arbeitsabläufe zu optimieren. Sie hilft nicht nur, manuelle Fehler zu vermeiden, sondern ist auch für Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben, die eine Anlageninventur durchführen müssen.
Durch den Einsatz einer passenden Software können Unternehmen den aktuellen Bestand ihrer Anlagen ganz einfach einsehen, ohne jeden Gegenstand körperlich erfassen zu müssen. Ist- und Sollbestände lassen sich mithilfe einer Inventarverwaltung einfach miteinander vergleichen, und Abweichungen können schnell erkannt und korrigiert werden.
Obwohl die Durchführung einer Erstinventur zeitaufwendig sein kann, werden sich die Vorteile einer Inventarverwaltung langfristig auszahlen. Unternehmen können damit Zeit und Ressourcen sparen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, ohne sich über manuelle Inventarprozesse Sorgen machen zu müssen.
Die Vorteile einer Inventarverwaltung
Die Gründe für den Einsatz einer Inventarverwaltung sind eindeutig. Im Gegensatz zu einfachen Tabellen bietet eine gut durchdachte Verwaltung eine einwandfreie Mehrbenutzerfähigkeit und ermöglicht die Integration mehrerer Bereiche. Eine digitalisierte Inventarverwaltung löst auch klassische Fragen wie den Standort eines neuen Druckers automatisch. Der größte Vorteil einer solchen Verwaltung ist jedoch die enorme Zeitersparnis, da Aufgaben wie die Prüfung von Garantiefällen, die Rücksendung von Leasinggeräten oder Austauschaktionen fast vollständig automatisch erledigt werden können. In den meisten Unternehmen ist es notwendig, Informationen aufwendig zusammenzutragen, was durch eine Inventarverwaltung vermieden wird. Eine weitere nützliche Funktion ist der automatisierte Workflow und die Benachrichtigungen, die einen auf niedrigen Materialbestand oder bald ablaufende Kündigungsfristen hinweisen können. In größeren Unternehmen, wo es häufig einen Austausch bei der Hardware gibt, schafft eine solche Verwaltung Transparenz für alle Abteilungen und erleichtert es zu erkennen, welche Geräte von ausgeschiedenen Mitarbeitern zurückgegeben werden müssen. Eine gut organisierte Inventarverwaltung verbessert auch die Auskunftsfähigkeit und hilft den Mitarbeitern, sich auf die wichtigsten Aufgaben im Tagesgeschäft zu konzentrieren.
Wichtige Fragen zum Thema Inventarverwaltung
Sollte jedes Unternehmen sein Inventar verwalten können?
Es stellt sich die Frage, ob jedes Unternehmen von einer Inventarverwaltung profitieren kann. Eine Inventarverwaltung bietet den Vorteil, dass man jederzeit einen vollständigen Überblick über das Inventar haben kann. Dadurch können die Arbeitsabläufe bei der Inventarbearbeitung optimiert und insgesamt effizienter gestaltet werden.
Kann man mit einer Inventarverwaltung Zeit sparen?
Liegen in Ihrem Unternehmen tägliche Arbeiten im IT-Bereich an, kann eine Inventarverwaltung eine große Zeitersparnis sein. Schließlich lassen sich durch die Verwaltung folgende Dinge viel leichter feststellen: Prüfung des Garantiestatus, Rücksendung von Leasinggegenständen, Austauschaktionen von diversen Herstellern, Lizenzschlüssel für die Software oder Übergabe von elektronischen Geräten an die Mitarbeiter. Da diese Aufgaben in der Regel stark ineinandergreifen, ist die Verwaltung des Inventars eine große Zeitersparnis.
Wie funktioniert die Inventarisierung?
Eine digitale Inventarverwaltung ist eine praktische Lösung, um die Inventarisierung zu beschleunigen. Es gibt heute viele Software-Tools, die es ermöglichen, den Barcode-Scanner für die Erfassung von Inventargegenständen zu nutzen. Die Erstinventur erfordert zwar einen hohen Aufwand, aber bei nachfolgenden Inventuren kann viel Zeit gespart werden.
Was genau stellt das Inventar dar?
Das Inventar besteht aus allen Vermögensgegenständen des Unternehmens. Sämtliche Güter, die als wirtschaftlicher oder vermögenswerter Vorteil gesehen werden können, werden zum Inventar gezählt. Doch auch Schulden in Form von zum Beispiel Fremdkapital werden in einem Inventar berücksichtigt. Die Vermögensgegenstände eines Inventars können sein: Waren, Rohstoffe, die zur Produktion verwendet werden, Immobilien, Büromöbel, Wertpapieren, Patente, Finanzanlagen und Arbeitsgeräte.
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